Elektroninė dokumentų valdymo sistema vis dažniau keičia pasenusius fizinius dokumentų sandėliavimo, valdymo ir saugos užtikrinimo būdus. Nenuostabu – naujausias technologijas taikantiems tiek didelių, tiek mažesnių įmonių vadovams tai atvėrė duris į dar didesnį organizuotumą bei darbo efektyvumą. Tiesa, apčiuopiamą sistemos naudą jaučia ne tik vadovybė, bet ir esami ar net potencialūs darbuotojai. Taigi, kaip įdiegta naujovė prisideda prie įmonės plėtros, pelno ir geriausių srities profesionalų pritraukimo?
Efektyvus darbas – didesnis pelnas
Moderniose įmonėse, siekiant įdiegti visas naujausias, darbo efektyvumą skatinančias veiklos valdymo sistemas, pirmiausia būtina susitvarkyti ir kompiuterizuoti pamatą – dokumentų bazę. Ką virtuali valdymo platforma suteikia įmonės vadovams? Paprastai tariant, visas išmanias priemones, reikalingas visavertei, sklandžiai kompanijos dokumentų kontrolei:
-
greitai, pagal jau sukurtus šablonus, ruošiami dokumentai,
-
elektroninis jų tvirtinimas ir siuntimas,
-
centralizuotai organizuojami ir susiejami duomenys,
-
sekama dokumento būsena,
-
kontrolė, kas gali matyti informaciją ar atliko bet kokius su šia susijusius veiksmus,
-
svarbių procesų valdymas, delegavimas, nepriklausomai nuo vietos, darbuotojų pokyčių,
-
itin greitai vykdoma reikiamų įrašų paieška, naujų registracija, archyvavimas.
Aišku viena: visi šie procesai sukuria terpę sklandesniems procesams, o tai reiškia – ir greitesniam bei efektyvesniam darbui tiek komandoje, tiek su partneriais.
Produktyvumas lygu patenkinti darbuotojai
Kai darbuotojams suteikiami visi reikalingi ištekliai ir įrankiai efektyviai skirstyti bei atlikti užduotis, nekyla šurmulio dėl trukdžių ar nepasitenkinimo pasenusiais įmonės veiklos metodais. Kaip prie to prisideda minėtoji technologija? Ji kiekvienam komandos nariui leidžia aiškiai suprasti su dokumentais susijusius procesus, efektyviai juose dalyvauti ir, labai svarbu, prisiimti atsakomybę už savo atliktus žingsnius. Virtualus archyvas reškia, kad viskas bus savose vietose, o dalintis reikalinga informacija ar greitai integruoti naują darbuotoją taps itin paprasta.
Kitaip tariant, skaitmenizuoti dokumentai prieigą turintiems įmonės kolektyvo nariams suteikia galimybę būti produktyvesniems, savo dėmesį ir ribotą energiją sutelkti tik į prioritetinius darbus, o ne problemas dėl techninių kliūčių ir papildomų, atrodytų, nereikalingų veiksmų. Štai toks paprastas žingsnis suteikia komandai pojūtį, kad jų įgūdžiai ir potencialas yra tinkamai išnaudojami, o indėlis – vertinamas.
Kaip atrodote partnerių akimis?
Ne paslaptis, kad rinkos lyderiai pirmieji įdiegia kiek įmanoma daugiau darbo efektyvumą skatinančių įrankių ir sistemų. Tad skaitmenizuoti dokumentai nė nekvestionuojami, greičiau – tai elementarus žingsnis. Visa skaitmeniniu duomenų dalinimusi paremta lyderių veikla lyg padiktuoja nerašytas sąlygas būsimiems partneriams, kurie siekia sklandžiai teikti paslaugas, o galbūt lygiaverčiai veikti išvien. Tikėtina, kad įmonė, kuri vis dar taiko senus dokumentų organizavimo ir valdymo metodus, nesudarys šiuolaikinio, į efektyvų darbą orientuoto partnerio įvaizdžio.
Būtina sąlyga pritraukiant srities ekspertus
Tiesa, kalbant apie įvaizdį, šiandien šis itin svarbus ne tik dėl ryšių su naujais partneriais, bet ir geriausių rinkos specialistų pritraukimo į savo komandą. Kodėl? Neretai reikalingos patirties turintys ekspertai ją sukaupia didžiausiose šalies ir užsienio įmonėse, kurios tikrai nesnaudžia naujausių technologijų atžvilgiu. Savo profesionalumą ir potencialą vertinantys darbo žinovai visad siekia kilti laipteliu aukščiau ir savo potencialą išnaudoti dirbant su lyderiais. Nenuostabu, kad prioritetas teikiamas tokį įvaizdį kuriančiai kompanijai, pradedant nuo elementaraus skaitmeninio dokumento atsiuntimo.
Vis kalbate apie verslo plėtrą ir įmonės autoritetą, bet dar taikote senus darbo principus? Verta susimąstyti, mat panašu, jog moderniai įmonei elektroninė dokumentų valdymo sistema yra nekvestionuojamas žingsnis. Tai tapo viena iš efektyvaus verslo pamato dedamųjų, siekiant didesnių tikslų, pelningų partnerysčių ir motyvuotos komandos.
Norite apie individualias galimybes sužinoti plačiau? Pradėti paprasta – https://www.sekasoft.com/dokumentu-valdymas/.
